Mitarbeitergespräche

In geordneten Bahnen ans Ziel gelangen
Mitarbeitergespräche dienen auch Führungskräften zur Orientierung.

Zielvereinbarungsgespräche umfassen den Rückblick auf die Ziele des vergangenen Jahres sowie das Erarbeiten neuer Ziele. Sie erfüllen für Vorgesetzte eine wichtige Führungsfunktion und geben Mitarbeitern hilfreiche Orientierung. Allerdings muss das Gespräch gut strukturiert sein, und die vereinbarten Ziele sollten präzise formuliert werden.

Die Beraterinnen Hailka Proske, Erlangen, und Eva Reiff, Leinfelden, erläutern in „tw“, was Führungskräfte dabei beachten sollten. Betriebspraxis plus Zielvereinbarungen sind dann besonders wirksam, wenn sowohl Mitarbeiter als auch Führungskraft diese zur Steuerung ihrer Tätigkeiten nutzen. Dazu ist es aber wichtig, dass man sich nicht nur einmal im Jahr (also im Rahmen des Zielvereinbarungsgesprächs) bespricht. Vielmehr sollten Führungskraft und Mitarbeiter sich auch unterjährig immer wieder Zeit nehmen, um den Stand der Zielerreichung zu beleuchten. In einem unterjährigen Feedbackgespräch wird der aktuelle Stand der Zielerreichung betrachtet. Welche Zwischenergebnisse oder Meilensteine wurden erreicht? Was ist erfolgreich gelaufen? Wo gab es Schwierigkeiten, und wie wurde damit umgegangen?
Welche nächsten Schritte stehen an? Sind Probleme aufgetreten, kann der Mitarbeiter dabei unterstützt werden, seine Problemlösungskompetenzen zu stärken, indem die Führungskraft ihn mit lösungsorientierten Fragen coacht:
• Welche Ideen haben Sie, um das Problem zu lösen?
• Was wären die notwendigen Schritte dazu?
• Wo benötigen Sie noch Unterstützung?
• Wer kann diese leisten?
• Welche Risiken sehen Sie bei den Lösungsideen?
• Wie können wir diesen Risiken vorbeugen?

Gegebenenfalls nachjustieren
Wenn die Zielerreichung in Gefahr ist, macht es Sinn, gemeinsam mit dem Mitarbeiter die Situation zu bewerten. War die Zielsetzung unrealistisch oder zu hoch gesteckt? Wurden wichtige Rahmenbedingungen falsch eingeschätzt? Führungskraft und Mitarbeiter sollten erkunden, ob noch nachgesteuert werden kann, damit das Ziel doch noch erreicht werden kann.

Manchmal braucht der Mitarbeiter dafür Unterstützung von anderen Kollegen oder von Seiten seiner Führungskraft. Auch sollte in dieser Situation geprüft werden, wie sichergestellt werden kann, dass für den weiteren Verlauf neue Abweichungen früh genug erkannt werden. Wenn sich wichtige Rahmenbedingungen so stark geändert haben, dass ein Festhalten an dem bisherigen Ziel keinen Sinn mehr macht, dann sollte auch die Vereinbarung unterjährig angepasst werden.

Dies kann zum Beispiel der Fall sein, wenn sich das Aufgabenfeld des Mitarbeiters verändert, wenn ein Unternehmen oder ein Geschäftsbereich seine Strategie modifiziert oder wenn wichtige, vom Mitarbeiter nicht beeinflussbare Rahmenbedingungen wechseln, sodass die Zielerreichung unrealistisch geworden ist.

Führungskräfte, die folgende Tipps beherzigen, legen den Grundstein für ein erfolgreiches Zielvereinbarungsgespräch:

• Gespräch mit ein paar persönlichen Worten und einer kurzen Erläuterung des Anlasses und Prozedere des Gesprächs einleiten. Hier sollte der Mitarbeiter die Gelegenheit haben, Fragen zum Ablauf zu stellen. Dies ist vor allem dann wichtig, wenn mit ihm zum ersten Mal ein solches Gespräch geführt wird.

• Wenn vorhanden, werden dann die Unternehmens- und Bereichsziele dargelegt und auf den Aufgabenbereich des Mitarbeiters heruntergebrochen. Hier erarbeiten die Führungskraft und der Mitarbeiter gemeinsam, welche zukünftigen Anforderungen und Aufgaben sich daraus für den Mitarbeiter ableiten.

• Dazu werden anschließend konkrete Schwerpunkte und Prioritäten definiert. Zusätzlich werden die Rahmenbedingungen für die Zielerreichung vereinbart: Kriterien zur Überprüfung, Termine für Zwischenkontrollen und den Endtermin. Dabei ist es wichtig, sich zu vergewissern, inwieweit der Mitarbeiter die notwendigen Ressourcen, Fähigkeiten und Kompetenzen besitzt, um das Ziel zu erreichen. Darf er die für die Erreichung notwendigen Entscheidungen treffen? Hat er die erforderlichen zeitlichen Kapazitäten für die vereinbarten Aufgaben?

• Auch vorhersehbare Probleme und Schwierigkeiten und einen bestmöglichen Umgang damit werden mit dem Mitarbeiter diskutiert. Gegebenenfalls werden Schulungsmaßnahmen vorgeschlagen.

• Wichtig ist die Dokumentation der Ergebnisse.

• Das Gespräch sollte positiv, motivierend und mit persönlichen Worten beendet werden. Dabei gilt: individuelle Rückmeldungen, die sich auf dieses Gespräch beziehen, wirken deutlich motivierender als die übliche Floskel „Ich danke Ihnen für dieses Gespräch“.

– Zeitschrift Thema Wirtschaft